In de inleiding en titel wordt gesproken over een deadline en een advies. Belangrijk verschil tussen beide definities betreft de periode waarin de nieuwe vragenlijst ingediend moet worden. Het ministerie geeft namelijk een sterk advies om de vragenlijst op 1 juli 2021 in te leveren via de ENSIA tool. Dit blijft echter een advies, de vragenlijst dient uiterlijk 31 december 2021 ingeleverd te worden. Waarom geeft het ministerie dit advies? Het tijdvak waarover de vragenlijst wordt ingevuld heeft betrekking op de periode van 1 januari 2021 tot 1 juli 2021 (zie afbeelding). Indien de vragenlijst op 1 juli van het jaar wordt ingediend, stelt het de bronhouder in staat eventuele tekortkomingen van het eerste halfjaar in het tweede halfjaar op te lossen of te verbeteren. Dit kan een positief effect hebben op de bestuurlijke verantwoording in 2022, deze gaat namelijk over het hele kalenderjaar.
Afbeelding: Weergave Nieuwe ENSIA Cyclus
Naast de wijziging in de cyclus voor het indienen van documenten en de verantwoordingsperiode is de vragenlijst aangepast. Voorheen kende de vragenlijst een vijftal categorieën. Deze categorieën zijn nu teruggebracht tot twee categorieën met twee onderdelen. Het eerste onderdeel van de eerste categorie gaat over de gerealiseerde gegevenskwaliteit (meetbaar via het Kwaliteitsdashboard). De begrippen actualiteit, juistheid en volledigheid staan hierbij centraal. Het tweede onderdeel gaat over de voortgang van verbetertrajecten, bijvoorbeeld de consistentievergelijking BAG, BGT en het Nationaal Wegenbestand. Het eerste onderdeel van de tweede categorie gaat over de borging van het proces. Bekende knelpunten zoals formatiecapaciteit komen aan bod. Het tweede onderdeel sluit vervolgens af met het opstellen van de verbetermaatregelen voor de organisatie.
Wat vooral opvalt aan de nieuwe vragenlijst is het scoreverloop en de rol van de BAG beheerder. Het aantal vragen is verminderd en de scores per vraag zijn aangepast. De antwoorden op de vragen zijn nu namelijk veelal teruggebracht tot ‘ja’ en ‘nee’. Dit heeft als gevolg dat een bronhouder tien punten verdiend of helemaal geen punten. In de nieuwe vragenlijst is het dus lastiger een ‘voldoende’ te scoren dan voorheen. Het zijn minder vragen en het aantal te behalen punten is verlaagd. Uiteraard is de score op de vragenlijst geen doel op zich, het blootleggen van knelpunten binnen de organisatie of het proces is dat wel.
Gelijktijdig met de wijziging in het scoreverloop in de zelfevaluatie is er een wijziging in de rol van de BAG beheerder. De nieuwe vragen dwingen de BAG beheerder om actief een samenwerking aan te gaan met de beheerders van de basisregistraties WOZ, BGT en BRP ten behoeve van de kwaliteit. Deze nieuwe rol moet zorgen voor jaarlijkse consistentievergelijkingen tussen de verschillende basisregistraties om fouten op te sporen en op te lossen. Gezien alle veranderingen raden wij bronhouders aan het advies van het ministerie te volgen, hierdoor voorkom je eventuele negatieve verrassingen in de bestuurlijke verantwoording van volgend jaar.